Automatyzacja procesów to dziś podstawa w każdej firmie. Jak może wyglądać standardowa, sprawna realizacja zamówień z pomocą BaseLinkera? Informacje o tym oraz wskazówki ustawień znajdziesz poniżej.
Statusy zamówień
Podstawowym krokiem, jaki wykonujemy w BaseLinkerze jest separowanie zamówień, dzięki czemu dużą część paczek można przygotowywać bez jakiejkolwiek ingerencji pracownika biurowego. Pozwala na to podział zleceń wg statusów płatności lub towarów jakie zawierają. Do weryfikacji pozostaje jedynie sprawdzenie przelewów tradycyjnych lub zamówień zawierających specyficzne produkty, które np. mamy dostępne w systemie dropshipping i musimy zamówić do nas lub wysyłamy od naszego dostawcy. Wystarczy prosta akcja, która zamówienie opłacone przeniesie do odpowiedniego folderu.
Wskazówka
Pamiętaj, aby przenosić zamówienia do opłaconych, używając opcji „Zamówienie zostało opłacone”, a nie warunkiem „Status płatności: opłacone”.
Standardowym podziałem będzie wydzielenie zamówień z podziałem na trzy grupy:
- Opłacone,
- Za pobraniem,
- Nieopłacone.
W zależności od specyfiki firmy zamówienia opłacone oraz te zamówione za pobraniem, możemy dalej automatycznie procesować przy pomocy automatycznych akcji. Warto wtedy podzielić je np. według kurierów. Wydzielamy wtedy statusy i przenosimy automatycznie w zależności od przewoźnika, np.:
- Paczkomaty InPost,
- Kurier InPost,
- Poczta Punkt.
Status ze wskazanym przewoźnikiem staje się w tym momencie wyjściowym katalogiem zamówień dla pracowników pakujących przesyłki. Z tego miejsca wystarczy otworzyć zamówienia i wygenerować etykietę. Drugim rozwiązaniem jest realizowanie zamówień bezpośrednio z statusu Opłacone oraz Za pobraniem. Wszystko zależy od tego czy potrzebujemy podziału na kurierów.
Zbieranie produktów
Dużym ułatwieniem dla pracy magazynu są listy zbiórek produktów. Wygenerujemy je za pomocą jednego kliknięcia. Możemy wydrukować spis produktów oraz ich ilości, dzięki któremu zbiórka może odbywać się masowo do określonej grupy zamówień. Jest to szczególnie przydatne, kiedy zamówienia zawierają wielokrotnie te same pozycje z naszej oferty.
Wskazówka
Aby ułatwić zlokalizowanie przedmiotu do kodu SKU, można dodać prefix z jego lokalizacją.
Automatyzacja procesów pakowania
W zależności od rodzajów wysyłek, cały proces tworzenia etykiet możemy maksymalnie zautomatyzować. Utworzenie w BaseLinker przycisku „Pakuj zamówienie” lub kilku przycisków, które odpowiadają różnym rodzajom wysyłek, sprawdza się w każdej firmie. Dzięki temu, jednym kliknięciem możemy wygenerować i wydrukować etykiety na Paczkomaty, przesyłki kurierskie czy paletowe.
Wskazówka
Jeśli produkty są oklejone kodami kreskowymi, to używając ich w polu SKU lub EAN można używać skanera kodów do weryfikacji. Po poprawnym zweryfikowaniu list przewozowy i dokument sprzedaży może powstawać automatycznie.
Dokumenty handlowe
Automatyzacja procesów pakowania i generowania etykiet może być swobodnie połączona z równoległym wystawianiem dokumentów sprzedaży. Niezależnie od tego, czy korzystamy z księgowości online, systemu ERP, czy fakturowania zamówień w systemie BaseLinker, możemy uzyskać zadowalające rozwiązanie, które odciąży od monotonnego wprowadzania danych. Kliknięcie przycisku, równolegle z etykietą przewozową, generuje nam wybrany przez Klienta dokument zakupu. Numer przesyłki automatycznie zostaje przekazany do naszego sklepu, konta na Allegro, czy innego źródła, z którego spłynęło nam zamówienie, dzięki czemu zapominamy o wprowadzaniu tych danych ręcznie.
W zależności od potrzeb i ustaleń, dokument drukujemy na stanowisku pakowania lub zapisujemy w systemie do przesłania drogą elektroniczną klientowi. Możemy również zastosować obydwa scenariusze, aby kupujący otrzymał zarówno dowód zakupu w paczce jak i drogą elektroniczną. Wiadomość z dokumentami może zostać wysłana od razu lub dopiero po doręczeniu przesyłki, co jest ułatwieniem w przypadku nieodebranych paczek – unikamy wielu formalności. Wystarczy podzielić zamówienia wysłane na dwie sekcje: Odebrane przez kuriera oraz Doręczone do klientów.
Korzyścią wystawiania dokumentów dopiero po zbiórce produktów jest brak potencjalnych błędów. Kiedy w pierwszej kolejności tworzymy dokumenty na podstawie zamówień i przekazujemy do zbiórki nie jesteśmy w stanie wykluczyć sytuacji, gdy np. towar jest błędnie zliczony i faktycznie nie znajdujemy go na półce, lub pozycja ma wadę i jednak nie nadaje się do sprzedaży
Dodatkowe korzyści
Komunikacja z kupującymi również może zostać usprawniona. Jeśli nasze aukcje wymagają przesłania dodatkowej wiadomości, a takowej klient nie załączył – pusta notatka może powodować wysłanie wiadomości do klienta emailem lub SMSem.
Wskazówka
Jeśli kilka aukcji wymaga doprecyzowania zakupu przez klienta, np. treść graweru – można wskazać nr ofert lub kody produktów dla których system sprawdzi notatkę i jeśli jest pusta – przypomni się klientowi.
Podsumowanie
Dzięki wprowadzeniu automatyzacji procesów będziemy mieli zawsze porządek. Wszystkie opłacone zamówienia trafią do realizacji, a te, które muszą poczekać na wpłatę, nie prześlizgną się do realizacji. Jeśli spełnimy wymagania dotyczące kodów kreskowych na opakowaniach, unikniemy też pomyłek przy wydaniu towarów.
Wykonując szereg automatyzacji za pośrednictwem BaseLinkera można śmiało zapomnieć o ręcznym wystawianiu dokumentów, tworzeniu listów przewozowych i uzupełnianiu ich numerów w sklepie czy marketplace. Wszystkie te czynności wykona za nas automat. O wszystkich tych krokach możemy oczywiście na bieżąco informować naszych kupujących.
Automatyzujcie się! 😊
Życząc sukcesów – pozdrawiam!
p.s. Wydłużony okres testowy BaseLinker uzyskasz rejestrując się z tego odnośnika. Po założeniu konta, zgłoś przez formularz kontaktowy chęć przedłużenia okresu testowego. Niezbędne jest, aby adres mail wpisany w formularzu był zgodny z tym, którego użyjesz do rejestracji.
Sprawdź też inne artykuły: Baza wiedzy