W sieci często można trafić na wiele interpretacji tego, w jaki sposób wysyłać elektroniczne dokumenty sprzedaży do swoich klientów. Niezmiennie temat budzi wiele wątpliwości. Czy jest to dozwolone? Kiedy dokument przekazać klientowi? Co z Urzędem Skarbowym?
Dozwolone czy zakazane?
Aby zacząć rozważania dotyczące wysyłki dokumentów w wersji elektronicznej, należy zgłosić się do księgowego lub firmy, która zajmuje się kwestiami rozliczeń. Zwykle bez trudu będą w stanie rozstrzygnąć w jaki sposób firma powinna działać. Jeśli jednak za rozliczenia odpowiadamy sami lub księgowość ma wątpliwości, warto przesłać zapytanie do Urzędu Skarbowego i poprosić o odpowiedź pisemną.
Przestrzegamy przed pochopnym podjęciem decyzji o rezygnacji z dołączania dokumentów w wersji papierowej. W różnych częściach Polski Urzędy Skarbowe różnie interpretują przepisy, dlatego warto poprosić o pisemną decyzję, by uniknąć przykrych konsekwencji.
Jeśli w tej kwestii mamy „zielone światło”, warto wiedzieć jak możemy to wykonać oraz w którym momencie wysyłać kupującemu PDF z paragonem czy fakturą.
Dokumenty wysyłane w momencie wysyłki
Kupując w sieci czy przeprowadzając rozmowy z firmami, najczęściej spotykamy wariant wysyłania dokumentu od razu po jego utworzeniu. Rozwiązanie jest dostępne zarówno dla użytkowników Baselinkera, jak i korzystających z systemów ERP.
Należy pamiętać, że każdy dokument w przypadku odstąpienia od umowy trzeba korygować oraz w wielu przypadkach pilnować potwierdzenia otrzymania korekt (firmy). Co za tym idzie, to dobre rozwiązanie dla sprzedawców, którzy posiadają w ofercie produkty o niskim procencie zwrotów.
Dokumenty przesyłane po doręczeniu
Alternatywnym rozwiązaniem jest wysyłka paragonu czy faktury, gdy klient odbierze paczkę. Dzięki integracji systemu ERP (Subiekt, Nexo, Navireo, Comarch itp.) z BaseLinkerem, zmiana statusu przesyłki kurierskiej może powodować wysyłkę maila z dokumentem. To rozwiązanie jest dostępne również dla użytkowników nie korzystających z ERP. Korzystając z BaseLinker można również bez problemu generować i przesyłać elektronicznie dokumenty.
Dzięki wybraniu takiej ścieżki procesowania dokumentów unikamy np. konieczności otrzymania korekty, ponieważ dokument nigdy nie dotarł do kupującego. Mamy 100% pewności, że skorygowany przez nas dokument nie zostanie przez nikogo zaksięgowany jako koszt.
Jak to zaprogramować?
Przesyłanie dokumentów w wersji elektronicznej wymaga odpowiedniego zorganizowania całego procesu realizacji zamówień. Każda firma ma swoje indywidualne wymagania i potrzeby- to do niej dopasowujemy odpowiedni schemat prac. Wymaga to ułożenia logiki funkcjonowania systemów, tak, aby maksymalnie ułatwić, przyspieszyć i zminimalizować procent błędów przy pracy. Co za tym idzie, nie ma jednoznacznej instrukcji na wdrożenie e-dokumentów.
Bardziej zaawansowanym użytkownikom, którzy planują połączenie ERP i BaseLinker we własnym zakresie, polecamy rozwiązania SellIntegro. Pośród wielu przydatnych funkcji oferują również te dedykowane wysyłce e-dokumentów.
Zapraszamy do kontaktu wszystkich, którzy szukają wsparcia w zakresie wdrożenia BaseLinker, systemów ERP Insert czy automatyzacji sprzedaży. Chętnie odpowiemy na pytania i przygotujemy ciekawą propozycję współpracy.